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Sekretärin

Was verdient ein Sekretär / eine Sekretärin?

Die Gehaltshöhe nach der Ausbildung richtet sich nach Tarifvertrag, Standort und Branche, nach der Größe des Unternehmens und dem Verantwortungsbereich. Je größer das Unternehmen und je mehr Verantwortung der Sekretär trägt, umso höher ist sein Gehalt. Bei Berufseinstieg verdient ein Sekretär bzw. Bürokaufmann durchschnittlich 2.250 Euro brutto monatlich. Mit zunehmender Berufserfahrung steigt das Gehalt: auf bis zu 2.800 Euro brutto im Monat, vorausgesetzt der Betrieb ist an einen Tarifvertrag gebunden. Banken, Automobilhersteller und Werbeagenturen zahlen überdurchschnittlich. Mit zusätzlichen Qualifikationen kann der Sekretär sein Gehalt aufbessern.

Darüberhinaus hängt die Höhe der Vergütung eines Sekretärs / Sekretärin während der Ausbildung (beispielsweise zum Bürokaufmann) davon ab,
  • ob der ausbildende Betrieb an einen Tarifvertrag gebunden ist,
  • in welchem Bundesland ausgebildet wird und
  • in welcher Branche der Auszubildende beschäftigt ist.

Ist der Betrieb tarifvertraglich gebunden, dann ist es auch die Vergütung des Bürokaufmanns bzw. des Sekretärs. Im bundesweiten Durchschnitt erhält ein angehender Bürokaufmann im ersten Ausbildungsjahr zwischen 510 und 800 Euro monatlich, im zweiten Jahr 600 bis 860 Euro und im dritten 720 bis 940 Euro.

Sekretär / Sekretärin

Sekretäre bzw. Sekretärinnen seien für allgemeine Büro- und Routinearbeiten in Unternehmen zuständig, wie Telefonverkehr, Terminplanung oder die Vorbereitung von Geschäftsreisen:
Dieses Berufsbild stimmt schon lange nicht mehr.
Kaum ein Aufgabenbereich hat sich in den letzten Jahren so massiv verändert wie der des Sekretärs bzw. der Sekretärin. Nur eines stimmt noch: Unter dieser Berufsbezeichnung arbeiten nahezu ausschließlich Frauen.

Sekretariate sind heute die Orte in Unternehmen, an denen alle Informationen zusammenlaufen und koordiniert werden. Die Sekretärin ist Schnittstelle und Filter zwischen Geschäftsführung, Personal und Kunden. Häufig steuert sie in eigener Verantwortung Projekte und Prozesse und hält nebenbei ihrem Vorgesetzten den Rücken frei. Sie nennt sich auch nicht mehr Sekretärin, sondern Assistentin. Beides sind keine
keine geschützten Berufsbezeichnungen. Auch eine Ausbildung zum Sekretär oder Assistenten gibt es nicht. In dieser Position arbeiten in der Regel Frauen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung.

Welche Zukunftsaussichten haben Sekretäre / Sekretärinnen?

Die Aussichten für Sekretäre auf dem Arbeitsmarkt sind gut. Kaum ein Unternehmen kommt ohne sie aus. Als Multitalente werden sie in allen Abteilungen gebraucht, in denen verwaltende und organisatorische Arbeiten zu erledigen sind:
  • Automobil (inkl. Werkstattbetrieb)
  • Architektur und Bau
  • Elektro
  • Finanzdienstleistungen
  • Immobilienmakler
  • Gesundheitswesen und Soziales
  • Groß- und Einzelhandel
  • Hotel, Gaststätten und Reiseveranstalter
  • IT, DV, Computer
  • Anwaltskanzleien
  • Steuer-, Wirtschafts- und Unternehmensberater
  • Medien, Informationsdienste
  • Metall, Maschinenbau, Feinmechanik, Optik
  • Transport und Verkehr
  • Öffentliche Verwaltung etc.

Grundsätzlich gilt, dass mit Berufserfahrung und Qualifikation die Chancen auf mehr Verantwortung und ein höheres Gehalt steigen. Ein Sekretär kann sich in den Bereichen
  • Korrespondenz,
  • Bürokommunikation und -technik sowie
  • Projektmanagement
weiterbilden.

Er kann sich auch im Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf oder Personalwesen spezialisieren oder eine weitere Ausbildung dranhängen (zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement).

Was tut ein Sekretär / eine Sekretärin?

In allen Branchen sind es die Sekretariate bzw. Sekretäre, die für einen geordneten Betriebsablauf sorgen. Einen klar definierten Aufgabenbereich gibt es nicht (mehr). Sekretäre bzw. Sekretärinnen sind für allgemeine Büro- und Routinearbeiten in Unternehmen zuständig wie Telefonverkehr, Terminplanung oder die Vorbereitung von Geschäftsreisen. Dieses Berufsbild stimmt schon lange nicht mehr.

Kaum ein Aufgabenbereich hat sich in den letzten Jahren so massiv verändert wie der der Sekretärin. Die Digitalisierung hat viele der klassischen Sekretariatsaufgaben durch Technik abgelöst. Dafür werden andere Aufgaben in den Büros komplexer. Hier bedarf es gut ausgebildeter Fachkräfte, die Verantwortung tragen, den Überblick wahren, die organisatorischen Fäden zusammenziehen und Entscheidungen treffen.

Sekretäre werden zu Beratern ihrer Vorgesetzten. Sie filtern, sortieren und priorisieren für ihn die Informationen, die er für Entscheidungen benötigt, und werden häufig um Empfehlungen und Lösungsvorschläge gebeten. Sie übernehmen für ihren Chef als Mittler die Führung der Mitarbeiter und geben Informationen weiter. Der Beruf des Sekretärs wandelt sich und jeder hat es selbst in der Hand, seinen Aufgabenbereich mit zu gestalten. Die Gelegenheiten dazu können sich im Arbeitsalltag ergeben. Denn für viele neue Aufgaben fehlt in kleinen oder mittelständischen Betrieben häufig das Gewusst wie. Weil die Aufgaben in keine der vorhandenen Abteilungen passen, landen sie schließlich im Sekretariat. Das ist die Chance für den Sekretär, sich neue Kompetenzen zu erschließen über Learning by Doing und / oder berufsbegleitende Weiterbildung, beispielsweise zum Personalassistenten, zum Projektmanager oder zum Fremdsprachensekretär. Die Fortbildungen sind abhängig vom gewähltem Thema und Anbieter unterschiedlich lang. In der Regel schließt der Absolvent sie mit einer Prüfung und einem Zertifikat ab. Die Zertifikate der Industrie- und Handelskammer werden deutschlandweit anerkannt.

Die Ausbildung zum Sekretär

Eine eigene Ausbildungsgang Sekretär oder Assistent gibt es nicht. Wer als solcher arbeiten möchte, kann sich über mehrere Wege qualifizieren. Ein Weg ist die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. Kaufmann für Büromanagement. Diese Ausbildung dauert drei Jahre und erfolgt dual: parallel im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule. Der Betrieb vermittelt anhand konkreter Aufgaben die Praxis, die Schule das theoretische Hintergrundwissen.

Im Betrieb lernt der angehende Sekretär bzw. Bürokaufmann
  • den Umgang mit den unternehmenseigenen Kommunikationssystemen
  • die Textverarbeitung
  • die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz (Postein- und -ausgang)
  • das Recherchieren, Beurteilen, Aufbereiten und Archivieren von Informationen
  • das Projektmanagement
  • das Einholen, Prüfen und Vergleichen von Angeboten
  • das Zusammenstellen, Aufbereiten und Auswerten von Kundendaten
  • die Vor- und Nachkalkulation
  • das Vorbereiten von Zahlungen

Die Schule vermittelt unter anderem
  • die Akquise von Kunden
  • wie man Kunden an das Unternehmen bindet
  • die Wahrnehmung personalwirtschaftlicher Aufgaben
  • die Planung und Durchführung einzelner Projekte
und unterrichtet darüber hinaus in
  • Rechnungswesen
  • Wirtschaftskunde
  • Deutsch
  • Mathematik
  • Sozialkunde

Fazit: Die Digitalisierung macht viele der klassischen Aufgaben eines Sekretärs überflüssig und wird das Berufsbild grundlegend ändern. Während die früher typischen Sekretariatsaufgaben heute die Technik erledigt, werden andere Aufgaben in den Büros komplexer. Hier bedarf es gut ausgebildeter Fachkräfte, die Verantwortung tragen, den Überblick wahren, die organisatorischen Fäden zusammenziehen und Entscheidungen treffen. Sekretäre sind mit ihrer fundierten und breit aufgestellten Ausbildung Multitalente. Ihre Unterstützung wird in fast jedem Unternehmen, in nahezu allen Abteilungen gebraucht. Einen eigenen Ausbildungsgang Sekretär oder Assistent gibt es nicht. Wer als solcher arbeiten möchte, kann eine Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. Kaufmann für Büromanagement absolvieren.

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